Klachtenregeling inkopen & aanbestedingen
Bij het inkopen en aanbesteden van diensten en producten vindt GR JW het belangrijk dat ondernemers op een eerlijke en duidelijke manier worden behandeld. Toch kan het gebeuren dat een ondernemer niet tevreden is over een aanbesteding of de manier waarop GR JW handelt. Daarom is er deze klachtenregeling. Hiermee kunnen klachten eenvoudig, snel en op een eerlijke manier worden behandeld.
Wat bedoelen we met...
Aanbieder: zie ondernemer.
Aanbestedende dienst: GR JW.
Klacht: een melding van een ondernemer dat hij of zij het niet eens is met hoe een aanbesteding verloopt.
Klachtenloket: het aanspreekpunt van de GR JW dat klachten behandelt. Ondernemer: iedereen die mee wil doen aan een aanbesteding of daar direct bij betrokken is.
Hoe kunt u een klacht indienen?
Een klacht kan alleen schriftelijk worden ingediend via e-mail: contact@grjw.nl. Vermeld in uw klacht altijd:
- Uw naam, bedrijfsgegevens en contactpersoon
- Het referentienummer of de naam van de aanbesteding
- Een duidelijke beschrijving van de Klacht, het vraagnummer van de Nota van Inlichtingen waarin de in eerste instantie is gemeld én een voorstel voor een oplossing;
- Eventuele documenten die nodig zijn om de klacht goed te beoordelen.
Wanneer wordt een klacht behandeld?
Uw klacht wordt behandeld als deze gaat over een lopende aanbesteding of over het handelen van GR JW bij een aanbesteding. Klachten die niet over een specifieke aanbesteding gaan, of die bedoeld zijn om de procedure te vertragen, worden niet behandeld. Indien de Klacht in eerste instantie aan de orde is gesteld bij Nota van Inlichtingen, toont de Ondernemer gemotiveerd aan dat de reactie van de Aanbestedende dienst niet tot het gewenste resultaat heeft geleid voor de Ondernemer. De GR JW zal indien noodzakelijk termijnen opschorten in lijn met de Handreiking Klachtafhandeling bij aanbesteden van Pianoo.
Hoe verloopt de behandeling?
- U stuurt uw klacht naar contact@grjw.nl.
- U krijgt een bevestiging dat uw klacht is ontvangen.
- Binnen 2 werkdagen wordt uw klacht doorgestuurd naar het klachtenloket. Het klachtenloket wordt ingevuld door Aeves Benefit en opereert onafhankelijk van de GR JW.
- Het klachtenloket beoordeelt of de klacht volledig en duidelijk is. Als er iets ontbreekt, krijgt u de kans dit aan te vullen.
- Het klachtenloket vraag de zijnswijze van de GR JW op uw klacht.
- Het klachtenloket behandelt de klacht en geeft binnen 10 werkdagen na ontvangst een advies.
- GR JW neemt op basis van dit advies een besluit en informeert u hierover.
Wat gebeurt er met het advies?
GR JW volgt in principe het advies van het klachtenloket. Alleen als er goede redenen zijn om hiervan af te wijken, neemt GR JW een ander besluit. In dat geval wordt duidelijk uitgelegd waarom.
En als u het niet eens bent?
Als u het niet eens bent met de beslissing van GR JW, kunt u uw klacht voorleggen aan de Commissie van Aanbestedingsexperts in Den Haag of de zaak aan de rechter voorleggen.
Slotbepaling
Deze klachtenregeling treedt in werking op 1-10-2025.