Klachtenregeling inkopen & aanbestedingen
Bij het inkopen en aanbesteden van diensten en producten vindt GR JW het belangrijk dat ondernemers op een eerlijke en duidelijke manier worden behandeld. Toch kan het gebeuren dat iemand niet tevreden is over een aanbesteding of de manier waarop GR JW handelt. Daarom is er deze klachtenregeling. Hiermee kunnen klachten eenvoudig, snel en op een eerlijke manier worden behandeld.
De klachtenregeling
Wat bedoelen we met...
Ondernemer: iedereen die mee wil doen aan een aanbesteding of daar direct bij betrokken is
Aanbieder: zie ondernemer
Aanbestedende dienst: GR JW
Klacht: een melding van een ondernemer dat hij of zij het niet eens is met hoe een aanbesteding verloopt
Klachtenloket: het aanspreekpunt van GR JW dat klachten behandelt
Hoe kun je een klacht indienen?
Een klacht kan alleen schriftelijk via e-mail worden ingediend. Dit kan via contact@grjw.nl. Vermeld in de klacht altijd:
- Jouw naam, bedrijfsgegevens en contactpersoon
- Het referentienummer of de naam van de aanbesteding
- Een duidelijke beschrijving van de klacht, het vraagnummer van de Nota van Inlichtingen waarin de klacht in eerste instantie is gemeld én een voorstel voor een oplossing
- Eventuele documenten die nodig zijn om de klacht goed te beoordelen
Wanneer wordt een klacht behandeld?
Jouw klacht wordt behandeld als deze gaat over een lopende aanbesteding of over het handelen van GR JW bij een aanbesteding. Klachten die niet over een specifieke aanbesteding gaan of die bedoeld zijn om de procedure te vertragen, worden niet behandeld. Indien de klacht in eerste instantie aan de orde is gesteld bij Nota van Inlichtingen, toont de Ondernemer gemotiveerd aan dat de reactie van de Aanbestedende dienst niet tot het gewenste resultaat heeft geleid voor de Ondernemer. GR JW zal indien noodzakelijk termijnen opschorten in lijn met de Handreiking Klachtafhandeling bij aanbesteden van PIANOo.
Hoe verloopt de behandeling?
- Je stuurt jouw klacht naar contact@grjw.nl.
- Je krijgt een bevestiging dat jouw klacht is ontvangen.
- Binnen 2 werkdagen wordt jouw klacht doorgestuurd naar het klachtenloket. Het klachtenloket wordt ingevuld door Aeves Benefit en opereert onafhankelijk van GR JW.
- Het klachtenloket beoordeelt of de klacht volledig en duidelijk is. Als er iets ontbreekt, krijg je de kans dit aan te vullen.
- Het klachtenloket vraagt de zienswijze van GR JW op jouw klacht.
- Het klachtenloket behandelt de klacht en geeft binnen 10 werkdagen na ontvangst een advies.
- GR JW neemt op basis van dit advies een besluit en informeert je hierover.
Wat gebeurt er met het advies?
GR JW volgt in principe het advies van het klachtenloket. Alleen als er goede redenen zijn om hiervan af te wijken, neemt GR JW een ander besluit. In dat geval wordt duidelijk uitgelegd waarom.
En als je het niet eens bent?
Als je het niet eens bent met de beslissing van GR JW, kun je jouw klacht voorleggen aan de Commissie van Aanbestedingsexperts in Den Haag of de zaak aan de rechter voorleggen.
Slotbepaling
Deze klachtenregeling treedt in werking op 1-10-2025.
